SWOT ANALISYS

ANALISA SWOT

 SINUNGWATI,SH

Sering kita mendengar SWOT Analisys  atau Analisa SWOT  dan secara tidak kita sadari sebenarnya sering kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari misalnya dalam menentukan pacar atau calon pasangan, bergaul, dalam kehidupan rumah tangga dan analisa swot juga digunakan dalam militer maupun perusahaan. Dalam menentukan pilihan kita akan mempertimbangkan kebaikan, kelemahan, harapan dan resiko yang akan kita hadapi dari setiap keputusan yang kita pilih.

Dalam pengelolaan dan pengembangan suatu kegiatan memerlukan suatu perencanaan strategis yaitu suatu pola atau struktur sasaran yang saling mendukung dan saling melengkapi menuju tujuan yang menyeluruh. Diperlukan suatu anlisis yang tajam dalam perencanaan agar dapat memilih dan menetapkan strategi dan sasaran sehingga tercipta program-program yang efektif dan efisien. Salah satu analisis yang cukup populer dan sering digunakan adalah Analisa SWOT.

Analisa SWOT adalah sebuah tehnik yang sederhana, mudah dipahami dan dapat digunakan dalam merumuskan strategi- strategi dan kebijakan. SWOT  akan selalu berubah mengikuti perkembangan jaman. Analisa SWOT adalah salah satu alat pengujian kekuatan dan kelemahan internal sebuah organisasi serta kesempatan dan ancaman lingkungan eksternalnya. SWOT adalah perangkat umum yang digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan (Johnson,dkk,1989 Bartol dkk;1991).

SWOT adalah akronim dari Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang) dan Treats ( Ancaman). Analisa swot adalah suatu bentuk analisa situasi dan kondisi lingkungan yang bersifat diskriptif atau memberikan gambaran. Analisa SWOT adalah sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang dimungkinkan akan terjadi dan harus dihadapi oleh organisasi. Dalam analisa ini menempatkan situasi dan kondisi lingkungan sebagai faktor masukan dan dikelompokan menurut kontribusi masing-masing.

                Analisa SWOT terbagi dalam dua faktor dan empat komponen dasar yaitu :

Faktor lingkungan Internal:

S              : Strength adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi  baik berupa sumberdaya, keahlian maupun keunggulan yang dimiliki atau program pada saat ini.

W           : Weakness adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan berupa keterbatasan atau kekurangan dalam sumberdaya,  dan kemampuan yang mengganggu keefktifan kinerja dari organisasi atau program pada saat ini.

Faktor Eksternal :

O             : Opportunity adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar organisasi  memberikan peluang berkembang bagi organisasi di masa datang.

T              :Threats adalah situasi tidak menguntungkan dan merupakan tantangan  yang dapat menghambat dan merupakan  ancaman bagi organisasi di masa depan apabila tidak diberikan solusi pemecahan masalah           

                Terdapat dua model  Analisa SWOT yang umum dipergunakan  yaitu model kuantitatif dan model kwalitatif. Model Kuantitatif  yaitu  kondisi yang berpasangan antara S dan W serta O dan T. Kondisi ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu terdapat kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang ada selalu ada ancaman yang perlu diwaspadai. Setiap satu rumusan Strength (S) harus selalu memiliki satu pasangan Weakness(W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan Threath (T).Model Kualitatif  antara satu S tidak berpasangan dengan W dan  satu O tidak selalu berpasangan dengan T masing masing komponen S-W-O-T  bebas dan tidak memiliki hubungan satu sama lain.

                Maksud dari analisa SWOT adalah untuk meneliti dan menentukan dalam hal manakah  organisasi dapat mengidentifikasi kekuatan sehingga dapat dioptimalkan, mengidentifikasi kelemahan yang dimiliki organisasi sehingga dapat segera dibenahi, mengidentifikasi peluang atau kesempatan kesempatan dari luar organisasi untuk dimanfaatkan, dan mengidentifikasi tantangan atau ancaman dari luar organisasi sehingga dapat di antisipasi.

Dalam melakukan analisis lingkungan langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisa kondisi masa lalu, kondisi masa sekarang dan kondisi masa yang akan datang untuk memberikan ketajaman analisi sehingga dihasilkan keputusan yang optimal. Kondisi masa lalu kita perlukan sebagi pembanding dan untuk menilai kekuatan dan kelemahan organisasi.Kondisi sekarang adalah kondisi yang sedang kita hadapi sedangkan kondisi masa yang akan datang terkait dengan peluang dan ancaman yang diperkirakan akan terjadi dan mempengaruhi organisasi. Dengan perbandingan ketiga kondisi tersaebut akan ditemukan berbagai masalah yang akan dtemui dimasa sekarang dan  masalah masalah yang akan dihadapi dimasa yang akan datang.

Langkah pertama dalam melakukan analisis  menyusun daftar S (kekuatan), W (kelemahan), O( peluang) dan T (ancaman) dengan menggunakan The 7S Mc Kinsey terdiri dari Structure (struktur), Strategy (Strategi), Staff, Style (gaya manajemen), System and procedure (sistem dan prosedur), Skill (keahlian) dan Share Value( budaya organisasi).

Daftar kekuatan dan kelemahan disusun terkait dengan 7 S yaitu:

1. Berkaitan dengan structure (struktur).

a.       Apa kekuatan dan kelemahan dari struktur yang ada dalam menghadapi perubahan lingkungan?

b.      Apakah struktur yang berlaku saat ini masih relevan dengan kebutuhan organisasi masa kini dan masa dating?

2. Berkaitan dengan Strategi (Strategi).

a.       Apa kekuatan dan kelemahan dari strategi yang ada dalam menghadapi perubahan lingkungan.

b.      Apakah strategi yang berlaku saat ini masih relevan dengan kebutuhan organisasi masa kini dan masa yang akan dating?

3. Berkaitan dengan staff.

a.       Apa kekutan dan kelemahan sdm staf yang ada dalam menghadapi perubahan lingkungan?

b.      Apa kesenjangan kompetensi dati sdm staf ang ada saat ini dengan kebutuhan organisasi masa kini dan masa yang akan dating?

4. Berkaitan dengan Style (gaya manajemen).

a.       Apa kekutan dan kelemahan,peluang dan ancaman dari gaya manajemen yang ada dalam menghadapi perubahan lingkungan?

b.      Apakah gaya manajemen yang berlaku saat inimasih sesuai dengan kebutuhanorganisasi masa kini dan masa yang akan dating?

5. Berkaitan dengan System and procedure (system dan prosedur).

a.       Apa kekuatan dan kelemahan dari system dan prosedur yang ada dalam menhadapi perubahan lingkungan.

b.      Apakah system dan prosedur yang berlaku saat ini masih sesuai dengan kebutuhan organisasi masa kini dan masa dating?

6. Skill (keahlian).

a.       Bagaimana dengan ketersediaan sdm yang memiliki keahlian tertentu?

b.      Jenis keahlian apa saja yang diperlukan untuk masa sekarang dan masa yang akan dating?

7. Share Value (budaya orgnisasi)

Bagaimana dengan disiplin, integritas, motivasi sdm yang ada sekarang

Analisis lingkungan eksternal terkait dengan aspek diluar organisasi dalam skala nasional, regional, internasional dan global yang mempengaruhi 7S dari organisasi,  terkait dengan aspek Idiologi, Politik, Ekonomi, sosial, Budaya dan Keamanan( IPOLEKSOSBUDKAM). Analisis lingkungan eksternal diharapkan dapat mempertajam analisa lingkungan dengan mempertanyakan aspek IPOLEKSOSBUDKAM terhadap 7 S.

1. Berkaitan dengan structure (struktur).

Apa peluang dan ancaman struktur yang ada terhadap aspek-aspek IPOLEKSOSBUDKAM dalam menghadapi perubahan lingkungan?

2. Berkaitan dengan Strategi (Strategi).

Apa peluang dan ancaman dari strategi yang ada terhadap aspek-aspek IPOLEKSOSBUDKAM dalam menghadapi perubahan lingkungan.

3. Berkaitan dengan staff.

Apa peluang dan ancaman staf (sdm) yang ada terhadap aspek-aspek IPOLEKSOSBUDKAM dalam menghadapi perubahan lingkungan?

4. Berkaitan dengan Style (gaya manajemen).

Apa,peluang dan ancaman dari gaya manajemen yang ada terhadap aspek-aspek IPOLEKSOSBUDKAM dalam menghadapi perubahan lingkungan?

5. Berkaitan dengan System and procedure (system dan prosedur).

Apa peluang dan ancaman system dan prosedur terhadap aspek-aspek IPOLEKSOSBUDKAM dalam menghadapi perubahan lingkungan?

6. Skill (keahlian).

Apa peluang dan ancaman keterbatasan keahlian terhadap aspek-aspek IPOLEKSOSBUDKAM dalam menghadapi perubahan lingkungan?

7. Share Value (budaya orgnisasi)

Apa peluang dan ancaman dari ketidakdisiplinan, rendahnya integritas, rendahnya motivasi SDM yang ada sekarang terhadap  aspek-aspek  IPOLEKSOSBUDKAM dalam menghadapi perubahan lingkungan?

                Makna dan pesan paling mendalam dalam analisys SWOT adalah apapun cara-cara  serta tindakan yangakan dilakukan harus mengembangkan kekuatan, meminimalkan kelemahan tangkap kesempatan atau peluang serta hilangkan ancaman dengan mencari solusi pemecahan masalah.